Neue Mitarbeitende einarbeiten: Die ersten Schichten entscheiden

Kurz gesagt: In der Gastronomie wird selten richtig eingearbeitet – nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil neue Leute meistens dann anfangen, wenn es brennt. Eine gute Einarbeitung braucht deshalb keine langen Gespräche, sondern einen festen Plan für die ersten Schichten, der auch ohne erfahrene Kollegin daneben funktioniert.

Warum Einarbeitung so oft schiefgeht

Neue Mitarbeitende werden eingestellt, weil Personal fehlt. Das heißt: Sie kommen in eine Situation, in der niemand Zeit für sie hat. Die erste Schicht ist ein Samstag mit voller Terrasse, und „Lauf erst mal mit“ ist die ganze Einarbeitung.

Die Folgen kennt jeder Betrieb:

• Grundlegende Dinge werden nie erklärt, weil sie „selbstverständlich“ sind.
• Jede Kollegin erklärt es etwas anders.
• Wichtige Sicherheits- und Hygienethemen gehen zwischen Tellern und Bons unter.
• Neue Leute fühlen sich allein gelassen – und sind nach wenigen Wochen wieder weg.

Was vor der ersten Schicht erledigt sein muss

Einiges ist nicht verhandelbar und gehört vor den ersten Einsatz:

• Erstbelehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz. Wer mit offenen Lebensmitteln arbeitet, braucht sie vor Aufnahme der Tätigkeit. Die Bescheinigung darf bei Arbeitsbeginn nicht älter als drei Monate sein. Danach belehrt der Arbeitgeber selbst – direkt nach Aufnahme der Tätigkeit und dann alle zwei Jahre.
• Arbeitsschutz-Unterweisung für die Geräte, mit denen die Person arbeiten wird.
• Zugänge: Kasse, Schichtplan, und wo im Betrieb Informationen stehen.

Was in die ersten Schichten gehört

Die eigentliche Einarbeitung passiert im laufenden Betrieb. Bewährt hat sich, sie in kleine, konkrete Aufgaben zu zerlegen statt in einen langen Rundgang:

• Orientierung: Notausgänge, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Kasten, Personaltoilette.
• Geräte: Kaffeemaschine starten und reinigen, Spülmaschine bedienen, Kasse öffnen und abschließen.
• Hygiene im Haus: Wo wird was gelagert, welche Bretter für was, wo wird die Temperatur eingetragen?
• Abläufe: Wie läuft eine Lieferung, wer wird bei einem Defekt informiert?

Jede dieser Aufgaben erscheint idealerweise genau dann, wenn sie dran ist – nicht als Stapel am ersten Tag.

Arbeitstage zählen, nicht Kalendertage

Ein häufig übersehener Punkt: Aushilfen arbeiten nicht jeden Tag. Wer nur samstags kommt, ist nach „einer Woche Einarbeitung“ genau einmal da gewesen. Sinnvoller ist es, die Einarbeitung in Arbeitstagen zu messen – also in Tagen, an denen die Person tatsächlich gearbeitet hat. Fünf Samstage sind dann fünf Einarbeitungstage, auch wenn sie sich über einen Monat verteilen.

Wann ist die Einarbeitung vorbei?

Viele Betriebe haben kein klares Ende der Einarbeitung. Die Folge: Einarbeitungsaufgaben bleiben in Listen stehen, die längst niemand mehr braucht, oder werden für alle sichtbar, auch für die, die seit Jahren dabei sind. Ein definiertes Ende – etwa nach einer festen Zahl von Arbeitstagen – sorgt für Klarheit auf beiden Seiten.

Wie gastrotodo dabei hilft

Seit August gibt es in gastrotodo die Einarbeitungsphase als Erweiterung. Du kennzeichnest Aufgaben als Einarbeitungsaufgabe, und nur Mitarbeitende in der Einarbeitung sehen sie. Gezählt wird in Arbeitstagen: Ein Tag zählt erst, wenn die Person an diesem Tag mindestens eine Aufgabe abgehakt hat. Nach der eingestellten Zahl – voreingestellt sind fünf – verschwinden die Einarbeitungsaufgaben von selbst. In der Mitarbeiterliste siehst du bei jeder Person, die gerade eingearbeitet wird, einen Hinweis wie „Tag 2 von 5“. Die Folgebelehrungen legst du als Belehrung an, die sich alle zwei Jahre wiederholt und die alle Betroffenen lesen und bestätigen.

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Häufige Fragen

Wie lang sollte eine Einarbeitung in der Gastronomie dauern?

Das hängt von Betrieb und Aufgabenbereich ab. Für eine Servicekraft reichen oft drei bis fünf Arbeitstage für die Grundlagen, in der Küche kann es länger dauern. Wichtig ist weniger die Dauer als ein klarer Plan.

Brauchen Aushilfen eine Einarbeitung?

Ja – gerade sie. Wer nur gelegentlich kommt, vergisst zwischen den Einsätzen mehr und hat weniger Gelegenheit, Dinge nebenbei aufzuschnappen.

Wer ist für die Folgebelehrung nach Infektionsschutzgesetz zuständig?

Der Arbeitgeber. Die Belehrung muss nach Aufnahme der Tätigkeit und danach alle zwei Jahre erfolgen und dokumentiert werden.