Wareneingangskontrolle: Was du bei jeder Lieferung prüfen solltest

Kurz gesagt: Der Wareneingang ist die erste Stelle, an der du die Sicherheit deiner Ware selbst in der Hand hast. Was hier unbemerkt durchrutscht, lässt sich später kaum noch korrigieren. Eine gute Kontrolle dauert keine fünf Minuten – wenn klar ist, worauf geachtet wird und was bei einer Abweichung passiert.

Warum der Wareneingang so wichtig ist

Mit der Annahme übernimmst du die Verantwortung für die Ware. Ein Joghurt, der beim Lieferanten schon zu warm war, wird in deinem Kühlhaus nicht wieder sicher. Und wenn bei einer Kontrolle Ware mit abgelaufenem Verbrauchsdatum im Lager steht, interessiert niemanden, dass sie „so geliefert“ wurde.

Gleichzeitig ist der Wareneingang ein Moment unter Zeitdruck: Der Fahrer will weiter, die Küche braucht die Hände. Deshalb lohnt sich eine feste, kurze Prüfroutine, die jede Person im Team beherrscht.

Die Checkliste für jede Lieferung

Temperatur

Kühlpflichtige Ware wird bei der Annahme gemessen – idealerweise zwischen zwei Packungen oder mit einem Einstechthermometer an einem Muster. Richtwerte sind zum Beispiel höchstens +7 °C für allgemeine Kühlware, +4 °C für Geflügel, +2 °C für Hackfleisch und −18 °C oder kälter für Tiefkühlware. Maßgeblich sind die Angaben des Herstellers und dein eigenes HACCP-Konzept.

Nicht jede Lieferung braucht eine Messung: Trockenware, Konserven oder Getränke werden auf Verpackung, Haltbarkeit und Menge geprüft, aber nicht gemessen.

Verpackung

• Ist die Verpackung unbeschädigt und sauber?
• Sind Kühl- und Tiefkühlpackungen frei von Kondenswasser, Eiskristallen oder Spuren von Antauen?
• Sind Konserven ohne Beulen oder Wölbungen?

Haltbarkeit und Kennzeichnung

• Ist das Mindesthaltbarkeits- oder Verbrauchsdatum ausreichend lang?
• Ist die Kennzeichnung lesbar und vollständig?
• Stimmt die gelieferte Ware mit dem Lieferschein überein?

Sinnesprüfung

Aussehen, Geruch, Konsistenz. Frischer Fisch mit trüben Augen, Salat mit Fäulnisstellen, Fleisch mit ungewöhnlichem Geruch – das sind Gründe, genauer hinzusehen.

Lieferfahrzeug

Wenn möglich ein kurzer Blick ins Fahrzeug: Ist es sauber, ist die Kühlung eingeschaltet, werden Lebensmittel getrennt von anderen Gütern transportiert?

Wann du Ware zurückweisen solltest

Klare Fälle für eine Zurückweisung:

• Kühlware deutlich über dem Grenzwert
• Tiefkühlware angetaut oder mit Anzeichen eines früheren Antauens
• Abgelaufenes Verbrauchsdatum
• Beschädigte Verpackung bei offenen oder empfindlichen Lebensmitteln
• Anzeichen von Schädlingsbefall

Die Zurückweisung gehört dokumentiert: was, warum, wer hat entschieden, und – wenn möglich – auf dem Lieferschein quittiert. Ein Foto der Ware oder des Thermometers macht den Vorgang später nachvollziehbar, auch gegenüber dem Lieferanten.

Häufige Schwachstellen

• Annahme durch die Person, die gerade Zeit hat – ohne zu wissen, was zu prüfen ist.
• Ware bleibt im Flur stehen, weil gerade niemand einräumen kann. Kühlware gehört unmittelbar in die Kühlung.
• Messung nur bei „verdächtiger“ Ware. Wer nur misst, wenn etwas auffällt, hat keine Vergleichswerte.
• Dokumentation am Abend. Was um 7 Uhr geliefert wurde, sollte nicht um 22 Uhr aus dem Gedächtnis eingetragen werden.

Wie gastrotodo dabei hilft

In gastrotodo ist der Wareneingang eine HACCP-Aufgabe, die jeder im Team abhaken kann. Seit Ende Juli lässt sich ein Wareneingang auch ohne Temperaturmessung dokumentieren – für Trockenware oder Getränke, bei denen eine Messung keinen Sinn ergibt. Für Tiefkühlware gibt es einen Ziffernblock mit eigenem Vorzeichen-Schalter, damit −18 °C auch mit kalten Fingern schnell eingetragen ist. Abweichungen werden mit Korrekturmaßnahme festgehalten, auf Wunsch mit Foto.

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Häufige Fragen

Muss jede Lieferung dokumentiert werden?

Jede Lieferung mit Lebensmitteln sollte zumindest kurz geprüft und festgehalten werden. Wie ausführlich, legst du in deinem HACCP-Konzept fest – bei kühlpflichtiger Ware gehört die Temperatur dazu.

Was, wenn der Fahrer nicht warten will?

Die Prüfung von Temperatur und Verpackung dauert wenige Minuten und gehört zur Annahme. Viele Lieferanten kennen das. Bei Ware, die erst später kontrolliert werden kann, sollte die Annahme unter Vorbehalt erfolgen.

Reicht der Temperaturausdruck des Lieferanten?

Er ist eine gute Ergänzung, ersetzt aber nicht die eigene Stichprobe bei der Annahme. Entscheidend ist der Zustand der Ware in dem Moment, in dem du sie übernimmst.