Cafés, Coffeeshops & Röstereien
Die Maschine ist euer wichtigster Mitarbeiter. Sie wird auch so behandelt.
Manche Betriebe fahren Früh- und Spätschicht, andere nur Öffnung und Schließung. Was sich nicht unterscheidet: Zwischen dem ersten und dem letzten Kaffee entscheidet die Gerätepflege darüber, ob der Espresso am Nachmittag noch schmeckt wie am Morgen.
Vom Einzelbetrieb bis zur Filialkette — derselbe Katalog, dieselbe Pflege.
Jedes Gerät hat seine eigene Aufgabe
Espressomaschine, Milchsystem, Filterkaffeemaschine, Mühlen und Vollautomat stehen nicht als „Kaffeemaschine reinigen" in einer Liste. Sie haben je eine eigene Aufgabe, und zwar getrennt nach Inbetriebnahme und Tagesabschluss: Maschine für den Service vorbereiten, Milchsystem spülen, Mahlgrad prüfen. Abends jedes Gerät einzeln herunterfahren.
Die Betriebe benennen ihre Geräte dabei mit Typbezeichnung, nicht mit Gattungsnamen. Wer an der Theke steht, weiß dann, welche der beiden Maschinen gemeint ist, und die Reinigungsanleitung passt zum Gerät statt zu einer Kategorie.
Dahinter liegt ein Gerätekatalog, in dem auch Kaffeetechnik geführt wird. Ist zu einem Gerät die Bedienungsanleitung hinterlegt, hängt sie am Gerät und ihr Text ist durchsuchbar — der KI-Assistent beantwortet Fragen daraus, ohne dass jemand das PDF suchen muss.
Kaffeetechnik verzeiht wenig: Ein übersehener Reinigungszyklus schmeckt man im nächsten Getränk. Deshalb lohnt hier die Aufgabe je Gerät statt einer Sammelaufgabe.
Ein Katalog für alle Filialen
Der Aufgabenkatalog wird genau einmal gepflegt — an der Organisation. Von dort rollt er in die Städte-Teams aus, und nahezu jede Aufgabe in den Filialen stammt aus einer zentralen Vorlage statt aus lokaler Handarbeit.
Das heißt: Zwischen zwei Filialen gibt es keinen Unterschied im Ablauf. Eine Änderung am Standard passiert an genau einer Stelle. Niemand vor Ort muss Aufgaben nachbauen oder pflegen.
Ändert sich ein Handgriff, ändert er sich am selben Abend in jeder Filiale.
Mehrsprachig ist hier der Normalfall
Aufgaben lassen sich komplett auf Französisch, Englisch oder Deutsch führen — in dieser Branche ist das kein Sonderfall, sondern Alltag.
Die Sprache folgt dabei dem Team, nicht dem Standort. Wer lieber in seiner eigenen Sprache liest, bekommt die Aufgaben so, während die Auswertung für die Leitung in der Sprache des Betriebs bleibt.
Getränkequalität wird protokolliert wie Hygiene
Neben den Reinigungsaufgaben laufen Prüfpunkte auf das Produkt: Mahlgrad und Dosierung prüfen, einen Probe-Shot ziehen, die Getränkequalität abnehmen, die Vorbereitung von Kaffee und Sirupen bestätigen. Dazu die Aufgabe, abends die Waagen zu laden — damit am nächsten Morgen überhaupt gewogen werden kann.
Der Nachweis ist hier also nicht nur behördlich motiviert. Ein Café dokumentiert, ob der Espresso stimmt, weil genau das der Grund ist, aus dem der Gast wiederkommt.
„Bei den vielen Arbeitsbereichen fehlte uns oft der Überblick. gastrotodo fasst das alles gut in einer App zusammen und hilft uns sehr, den Alltag einfach zu machen.“
Veljko Tatalovic, Inhaber · Playground Coffee
Was Cafébetreiber vorher wissen wollen
Wir rösten selbst. Passt das in dasselbe System?
Ja. Café, Rösterei und Versand lassen sich als getrennte Bereiche führen — mit einer eigenen Schicht für den Rösttag und einer für die Abwicklung des Onlinehandels. Produktionsaufgaben stehen dabei gleichberechtigt neben dem Ladenbetrieb.
Passt eine HACCP-Vorlage aus der Gastronomie?
Nur halb. Gemessen und gereinigt wird hier an Milchmaschine, Auslage, Take-away-Station und Milchkühlschrank am Tresen, nicht an Kombidämpfer und Kühlhaus. Rund vier von fünf Hygieneaufgaben sind Reinigung, nicht Temperatur. Die HACCP-Dokumentation bildet beides ab, aber die Orte legst du selbst an.
Wir buchen Abschriften und Wareneingang in der Kasse. Doppelte Arbeit?
Nein — die Aufgabe ist genau dafür der Taktgeber. „Tagesabschriften im Kassensystem erfassen" steht als Aufgabe in der Schlussliste, damit die Buchung verlässlich passiert. gastrotodo ersetzt das Fachsystem nicht, es erinnert an den Schritt darin.
Lohnt sich das schon bei einem Standort?
Die stärksten Nutzer dieser Branche sind Einzelbetriebe, keine Ketten. Bei einem Standort geht es weniger um Kontrolle als um Übergabe: Die Person, die abends abschließt, ist selten die, die morgens aufschließt.
Bereit, deinen Betrieb zu strukturieren?
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