Cafés, Coffeeshops & Röstereien
Gute Kaffeequalität ist ein Ablauf, kein Zufall.
Zwischen Öffnung und Schließung steckt die eigentliche Arbeit: Mühle einstellen, Referenzshot ziehen, Milch und Filter vorbereiten, zwischendurch nachjustieren, wenn die Bohne sich verändert, am Abend backflushen und die Mühle reinigen. Jede Schicht übergibt diesen Zustand an die nächste. Ist er als klarer Ablauf hinterlegt, schmeckt der Kaffee am Nachmittag wie am Morgen, egal wer an der Maschine steht.
Dieselben Standards, vom Einzelbetrieb bis zur Filialkette.
Jedes Gerät hat seine eigenen Aufgaben
Espressomaschine, Milchsystem, Filterkaffeemaschine, Mühlen und Vollautomat stehen nicht als „Kaffeestation reinigen" in einer Liste. Jedes Gerät hat seine eigenen Aufgaben, getrennt nach Inbetriebnahme und Tagesabschluss: Siebträgermaschine für den Service vorbereiten, Milchsystem spülen, Mahlgrad der Mühle prüfen, abends jedes Gerät einzeln herunterfahren.
Die Betriebe benennen ihre Geräte dabei mit Typbezeichnung statt mit Gattungsnamen. Stehen mehrere gleichartige Geräte im Betrieb, ist sofort klar, welches gemeint ist, und die Reinigungsanleitung passt exakt zum Gerät statt zu einer Kategorie.
Alle Aufgaben lassen sich mit Geräten aus dem Katalog verknüpfen. Ab dem Moment der Verknüpfung stellt das System die passende Bedienungsanleitung automatisch bereit: Sie hängt am Gerät und ihr Text ist durchsuchbar. Der KI-Assistent beantwortet Fragen daraus, ohne dass jemand das PDF suchen muss.
Kaffeetechnik verzeiht wenig: Ein übersehener Reinigungszyklus schmeckt man im nächsten Getränk. Deshalb lohnt hier die Aufgabe je Gerät statt einer Sammelaufgabe.
Ein Katalog für alle Filialen
Der Aufgabenkatalog wird genau einmal gepflegt — an der Organisation. Von dort rollt er in die Städte-Teams aus, und nahezu jede Aufgabe in den Filialen stammt aus einer zentralen Vorlage statt aus lokaler Handarbeit.
Das heißt: Zwischen zwei Filialen gibt es keinen Unterschied im Ablauf. Eine Änderung am Standard passiert an genau einer Stelle. Niemand vor Ort muss Aufgaben nachbauen oder pflegen.
Ändert sich ein Handgriff, ändert er sich am selben Abend in jeder Filiale.
Mehrsprachig ist hier der Normalfall
Angelegt und ausgewertet werden Aufgaben in der Betriebssprache, Deutsch oder Englisch. Angezeigt bekommt sie jeder Mitarbeitende in seiner eigenen Sprache: Deutsch, Englisch, Spanisch, Serbisch, Russisch, Türkisch, Französisch oder Vietnamesisch. In dieser Branche ist das kein Sonderfall, sondern Alltag.
Die Sprache folgt dabei dem Mitarbeitenden, nicht dem Standort. Wer lieber in seiner eigenen Sprache liest, bekommt die Aufgaben so, während Anlage und Auswertung für die Leitung in der Betriebssprache bleiben.
Getränkequalität wird protokolliert wie Hygiene
Neben den Reinigungsaufgaben laufen Prüfpunkte auf das Produkt: Mahlgrad und Dosierung vom Kaffee prüfen, einen Probe-Shot ziehen, die Getränkequalität abnehmen, MHD und Bestände der Milchprodukte prüfen, die Vorbereitung von Kaffee und Sirupen bestätigen. Dazu die Aufgabe, abends die Waagen zu laden, damit am nächsten Morgen überhaupt gewogen werden kann.
Der Nachweis ist hier also nicht nur behördlich motiviert. Ein Café dokumentiert, ob der Espresso stimmt, weil genau das der Grund ist, aus dem der Gast wiederkommt.
„Bei den vielen Arbeitsbereichen fehlte uns oft der Überblick. gastrotodo fasst das alles gut in einer App zusammen und hilft uns sehr, den Alltag einfach zu machen.“
Veljko Tatalovic, Inhaber · Playground Coffee
Was Cafébetreiber vorher wissen wollen
Wir rösten selbst. Passt das in dasselbe System?
Ja. Café, Rösterei und Versand lassen sich als getrennte Bereiche führen, mit einer eigenen Schicht für den Rösttag und einer für die Abwicklung des Onlinehandels. Produktionsaufgaben stehen dabei gleichberechtigt neben dem Ladenbetrieb.
Ist HACCP für ein Café dabei?
Ja. Die passenden Prüfpunkte für ein Café sind angelegt. Typisch sind: Kühltemperaturen dokumentieren, Milchsystem reinigen und quittieren, MHD der Milchprodukte prüfen, Wareneingang kontrollieren, Auslage und Take-away-Station reinigen. Die HACCP-Dokumentation hält jeden Schritt mit Zeitstempel und Person fest, die Prüforte legst du passend zu deinem Betrieb selbst an.
Wir buchen Abschriften und Wareneingang in der Kasse. Doppelte Arbeit?
Nein, die Aufgabe ist genau dafür der Taktgeber. „Tagesabschriften im Kassensystem erfassen" steht als Aufgabe in der Schlussliste, damit die Buchung verlässlich passiert. gastrotodo ersetzt das Fachsystem nicht, es erinnert an den Schritt darin.
Lohnt sich das schon bei einem Standort?
Die stärksten Nutzer dieser Branche sind Einzelbetriebe, keine Ketten. Bei einem Standort geht es weniger um Kontrolle als um Übergabe: Die Person, die abends abschließt, ist selten die, die morgens aufschließt.
Bereit, deinen Betrieb zu strukturieren?
Starte mit gastrotodo — 7 Tage kostenlos testen, jederzeit weiter mit dem Tarif, der zu deinem Betrieb passt.